座長と発表者の方へ


English (発表者の方へ)

このたびは大会の現地開催中止に伴い急遽オンラインでの開催をお願いすることになり,大変なご負担をおかけいたしますことお詫び申し上げます.事情ご賢察の上なにとぞご協力をお願いいたします.

実施について

Zoomの接続テスト

接続テストが必要な方の為に,下記3回に分けて接続テストをしていただけます.
6月8日(14:00‐15:00/15:30‐16:30/17:00‐18:00)
接続テスト用のZoomのURLは別途メールにてお知らせいたします.

座長の方へ

  • 各ミーティングにはホストとして本部スタッフが入りますが,座長にも共同ホスト権限をお渡しします.
  • セッションの進行は,座長の裁量にお任せします.オンライン発表のキャンセルや接続の不具合などトラブルも予想されますが,臨機応変なご対応をお願いいたします.
  • 限られた時間を有効にご利用いただき,オンラインでの聴講者に講演内容ができるだけ理解できるようご配慮下さい.

セッション開始前

  1. ビデオ会議システムZoomの接続テストを事前に必ず実施してください.
  2. 会場に対応するミーティングIDとURL一覧の閲覧方法は参加登録確認メール(入場証)でご案内します.
  3. ご担当のセッションに10分前にはお入りいただき,JSAI担当者と進行を確認してください.発表者もセッション開始10分前に接続をするようお願いをしています.予定の発表者が接続しているか,発表者と座長との間で音声のやりとりができているかを確認してください.
  4. Zoomで設定するユーザ名(表示名)は,アルファベット表記にし,発表者や聴講参加者がセッション番号と座長を識別できるものとしてください.
    (例)1C3-OS-6a Chair: Taro YAMADA
  5. JSAI担当者の氏名表示は「JSAI2020 online-数字」となっています.
  6. セッション開始前に演者が入っているかの確認をお願いします.
  7. 欠講の講演がある場合には続く発表を繰り上げて実施して下さい.
    欠講がある場合は発表順を繰り上げることを,またその時点で接続できていない発表者がいる場合は,発表順を繰り上げる可能性があることを音声とチャットで他の発表者に伝えて下さい.
  8. 接続した時点ではミュートにするように設定しています.(接続環境によってはミュートにならないこともあります)
  9. 雑音やハウリングなどのトラブルを避けるため,発表者や聴講者のマイクの状況を確認し,不要なときはミュートにするよう適宜指示をしてください.座長も発言のあるときや質疑応答のときだけミュートを解除し,発表中はミュートにしてください.
  10. 座長のカメラは入室時は有効にしていただき,発表者が発表中は無効にしてください.

セッション開始時の参加者への周知(最初に参加者へお話しいただくこと)

セッション開始時刻2分前になりましたら,以下の連絡の周知をしてください.

  1. 欠講がある場合には,続く発表が繰り上げになります.
  2. 質疑応答のルール
    質問がある場合はZoomのアイコンで挙手をするように伝えてください.質問事項は座長の裁量で選択する形としますが,参加者が少ない場合にはミュートを解除して直接音声で質問を受け付ける形にしていただいても結構です.
  3. 発表時間は,発表15分,質疑応答5分の合計20分です.
    タイムキープはJSAI2020スタッフが行います.表示名:「JSAI2020 online-数字」
    12分,15分,20分,3回音声で時間経過をお知らせします.発表時間の厳守にご協力下さい.
  4. 発表者および質問者は前もって自分の名前・所属を簡単に申し添えるように伝えてください.
  5. 発表者には,前の発表者が終了次第,1) Zoomで画面を共有し,2)ミュートの解除,3)カメラを有効にしてすぐに発表ができるように準備をしておくよう指導をして下さい.
  6. 発表の終了ごとに聴講者全員がミュートを解除して拍手を送るのは音声のトラブルの元ですので控えるように伝えて下さい.
  7. セッションが終了しましたら,参加者全員に退出していただくようにお願いして下さい.

発表者の方へ

国際セッション・一般セッション・オーガナイズドセッション・近未来チャレンジセッションでの口頭発表について

  • 発表時間は,発表15分,質疑応答5分の合計20分です(一部の招待講演を除く).
    タイムキープはJSAI2020スタッフが行います.表示名:「JSAI2020 online-数字」
    12分,15分,20分,3回音声で時間経過をお知らせします.発表時間の厳守にご協力下さい.
  • 発表のキャンセルがある場合には基本的に繰上げになりますので,余裕をもって発表の準備をしてください.
  • 講演の順番が来た際に接続の不具合が生じたなどの場合は,講演が後回しにするなどの対応がとられますので臨機応変にご対応下さい.

セッション開始前

  1. ビデオ会議システムZoomの接続テストを事前に必ず実施してください.
  2. 会場に対応するミーティングIDとURL一覧の閲覧方法は参加登録確認メールでご案内します.
  3. セッション開始10分前には接続していただき,発表者と座長との間で音声のやりとりができているかを確認してください.
  4. 接続した時点ではミュートにするように設定しています(接続環境によってはミュートにならないこともあります).雑音やハウリングなどのトラブルを避けるため,発表や質疑応答以外の不要なときは音声はミュート,カメラはオフにして下さい.
  5. Zoomで設定するユーザ名(表示名)は,アルファベット表示で座長や他の発表者,聴講参加者が発表者を識別できるものとしてください.
    また,発表の順番(講演番号の末尾2ケタ)を氏名の前につけてください.
    (例)講演番号が2E3-J-12-02の場合 → 02: Hanako SAITO
  6. JSAI担当者の氏名表示は「JSAI2020 online-数字」となっています

セッション中

  1. 前の発表者の終了が近づいたら,いつでもZoomで画面を共有しミュートを解除できるように準備をしておいて下さい.ただし,前の発表が終わらないうちは画面の共有は開始しないで下さい(前の発表者の共有が停止されてしまいます).
    トラブルが発生した場合は,チャットで座長に知らせてください.
  2. 前の発表者の発表が終了したら,資料の共有を開始しミュートを解除,カメラをオンにして発表を開始して下さい.
    発表資料に音声が含まれている場合は,「画面共有」をクリックして,「コンピューターの音声を共有」にチェックを入れて下さい.
  3. 発表者は最初に自分の名前・所属を簡単に伝えて下さい.
  4. 発表時間は,発表15分,質疑応答5分の合計20分です(一部の招待講演を除く).
    タイムキープはJSAI2020スタッフが行います.表示名:「JSAI2020 online-数字」
    12分,15分,20分,3回音声で時間経過をお知らせします.発表時間の厳守にご協力下さい.
  5. 発表開始後しばらくは,画面や音声が問題なく伝送されているかについて座長から連絡がないか注意しておいてください.
  6. 発表時間(15分)を過ぎたら最後まで発表できていなくても直ちに発表を終えて下さい.
  7. 発表が終了したら,あらかじめ座長が伝えたルールに沿って質疑応答が進められます.座長の指示に従って質問に答えて下さい.
  8. 発表が終了したら,速やかに資料の共有を停止しミュートにしてください.
  9. セッションが終了しましたら,一旦退出をしてください.
    画面右下の 「ミーティングの終了」 をクリックして退出が可能です.

A会場で行う講演について:基調講演,招待講演,チュートリアルの発表について

A会場で行う講演はZoomのウェビナー(最大3,000名)を使用します.
司会には共同ホスト権,講師にはパネリストの権限をお渡ししします.座長と講師のウェビナー接続URLは一般の聴講者と異なりますので,こちらは別途メールにてお知らせします.
ウェビナーの場合は,通常のミーティングと異なり,一般参加者は会議室には入室できず,聴講のみとなります.質問がある場合だけ,司会(ホスト)の操作で発言が可能になります.

  1. セッション10分前には入室していただき,司会との間で音声,映像のやりとりができているかを確認してください.
  2. 司会と講師は講演中,カメラは有効にしてください.
  3. 基本的に聴講者からの質問は挙手のアイコンで受け付けていただくことを推奨いたしますが,司会と講師で規則を決めていただいて結構です.
  4. 司会は開始前に聴講者に向けて質問の規則を案内してください.

インタラクティブセッションでの発表について

インタラクティブセッションは「期間中のポスター閲覧」と「プログラム時間内での質疑応答」で構成されます.

  1. 発表者はプログラム閲覧サイト(https://confit.atlas.jp/guide/event/jsai2020/top)の「マイメニュー」→「あなたの関連講演」→「発表者追加情報の登録」からポスターデータをアップロードし,参加者が閲覧できるようにしてください.
  2. 指定された時間帯にZoomのミーティングルームに接続し,説明の後,参加者の質疑に答えてください.

ポスターデータのアップロードについて

  1. アップロードの方法
    「発表者追加情報の登録」→「ファイルキャビネットの登録」でファイルをアップロードしていただき,準備ができたら公開設定をしてください.
    詳細は下記をご確認ください.また,IDパスワードは入場証メールにてお知らせします.
    https://fs.confit.atlas.jp/suppl/guide_ja.html
  2. アップロード期間:2020年6月1日~8日
  3. ポスターの仕様:サイズA3推奨,横長1ページ(必須)
    ファイル形式はPDF,JPEG,JPG,PNG,GIFになります.

質疑応答について

  1. 1セッションを3つの時間帯(A,B,C)に分けて,最大32名(ミーテイングルーム)が並行して質疑応答を行います.
  2. 質疑応答の時間は1名30分です.定められた時間帯で質疑応答をしてください.
  3. 発表者は遅くとも発表10分前に接続してください.共同ホスト権を割り振ります.
  4. それぞれに対応するミーティングIDとURL一覧の閲覧方法は参加登録確認メールでご案内します.
  5. Zoomで設定するユーザ名(表示名)は,アルファベット表示で座長や他の発表者,聴講参加者が発表者を識別できるものとしてください.
    同じZoomのURLを次の発表にも使用します.セッション中に次の発表者が入りますので,識別が可能なように発表番号の末尾2ケタ+アルファベット氏名としてください.
    (例)3Rin4-32の場合 → 32: Hanako SAITO
  6. 発表者は自身の発表が来るまではミュートにし,カメラはオフに状態で待機してください.自身の順番が来たら,ミュート,カメラともオンにして発表してください.
  7. ポスターは全体を画面共有し,ページめくりや一部のみを拡大表示するような操作は行わないでください.聴講者が聴講者側の画面で必要に応じて適宜拡大表示するものとします.

インタラクティブセッション時間割

※それぞれに対応するミーティングIDとURL一覧の閲覧方法は参加登録確認メールでご案内します

オンライン開催中トラブル時の連絡先

Slackと当日用の電話を準備する予定です.


お詫び:インタラクティブセッションと他セッションとの重複について

おかげさまで,沢山のお申し込みと論文提出をしていただき,3/24採択通知時点で915件の発表が確定いたしました.改めて感謝いたします.

皆様にお詫びさせていただきたいことがあります.論文投稿の募集のHPにおいて,「なお,インタラクティブ発表の開催時間帯には他のセッションを開催しませんので,全員が参加可能です.」とお約束させていただいておりますが,発表数が昨年度までよりもおおよそ200件増加しており,どうしても3日目のインタラクティブセッションとチュートリアル1つが重なってしまいました.これに関してお約束が守れなかったこと,お詫びいたします.申し訳ありませんでした.

オンライン開催にはなりましたが,なるべく皆様が気持ちよく発表・交流ができるように努めて行きたいと思います.今後ともどうぞよろしくお願いいたします.

プログラム委員長 片上大輔